W swojej pracy zawodowej pewnego dnia awansowałem na lidera i miałem przyjemność zarządzać zespołem. Zespołem, gdzie jeszcze do niedawna byłem tylko kolegą z zespołu. Budowałem też nowy zespół od podstaw i zmieniałem go, dostosowując do potrzeb organizacji. Miałem też okazje, pracować z menadżerami i dyrektorami wspierając ich w pracy z zespołami.
Na każdym z tych etapów i bez względu na miejsce i charakter moich działań, nieodzownym elementem, który zapewniał dobre funkcjonowanie zespołu i utrzymanie odpowiednich relacji szefa z podwładnymi, był dobry przepływ informacji oraz transparentność pewnych działań, które wynikały z wartości, które ja i inni szefowie ceniliśmy sobie najbardziej.
Skąd jednak osoby w zespole mogły wiedzieć co to za wartości, którymi się kierowałem? Otóż dowiadywali się o tym bardzo szybko, gdy tylko rozpoczynałem pracę z nimi. Dziwne? Może i dziwne, ale tu przytoczę słowa George R. Walther, który powiedział: „To, co otrzymujesz, zależy od tego, co mówisz”.
Ja otrzymywałem to co chciałem, ponieważ jednym z elementów, jaki robiłem od samego początku, a później cyklicznie to powtarzałem, było „Expose Szefa”, w którym określałem:
najważniejsze wartości, którymi sam będę kierował się w pracy,
postawy i zachowania, które nie będą tolerowane,
cele, jakie chcę wspólnie z zespołem osiągnąć i przekładałem je na oczekiwania wobec nich.
Jak przygotować dobre expose? Powinno składać się ono z kilku istotnych elementów:
przedstawienie własnych intencji, które wyjaśnią, dlaczego expose jest wygłaszane;️⃣
określenie tzw. minimalnych granic, czyli zachowań w pracy, które nie będą tolerowane;
określenie „maksymalnych preferencji”, czyli postawy i zachowania, jakie będą przez szefa doceniane;
zakończenie expose i zaproszenie do wspólnej dyskusji, by wszelkie wątpliwości wyjaśnić, a także ustalić reguły, jakie chcemy, by panowały w całym zespole.
Gdy obejmowałem zespół trenerski, przygotowałem takie expose – niech posłuży Wam jako przykład:
„Ponieważ od niedawna mam przyjemność pełnić funkcję Kierownika i wraz z Wami kreować to, co potrzebne jest w sieci sprzedaży, chcę określić co jest dla mnie ważne w naszej współpracy i przypomnieć to osobom, które są już dłużej w zespole. Które elementy, zachowania i postawy będę szczególnie doceniał, a czego nie będę tolerował. Pozwoli nam to bardzo dobrze wejść w relację i nie będzie rodziło domysłów (np. dlaczego z każdym z Was być może inaczej pracuję). Zależy mi na tym, aby określone wspólnie cele były w dobrej atmosferze realizowane z korzyścią dla nas wszystkich.
Nie będę tolerował:
braku pomocy kolegom z Zespołu, jeśli jest potrzebna;
braku dotrzymywania wyznaczonych przez siebie terminów realizacji zadań;
wymówek, że stało coś na przeszkodzie w realizacji, jeśli wcześniej nie nastąpiła informacja, że coś się dzieje;
połowicznego wywiązywania się z zadań (wykonane w niewystarczającym stopniu),
kłamstwa i nie wykonywania zadań przyjętych ode mnie lub samemu pozyskanych szkoleń i wszystkiego, co uderza w wizerunek zespołu, który budujemy wszyscy razem, ale i każdy z osobna;
realizacji szkoleń inaczej niż zakładał program i rama czasowa szkolenia;
prowadzenia szkoleń na freestyle, bez przygotowania programu – choćby planu, ramy i ćwiczeń;
braku rozliczeń szkoleń według ustalonych wspólnie i przyjętych kryteriów lub niezgodnie z rzeczywistością (kalendarium, lista obecności, ankieta po szkoleniu, podsumowanie dla uczestników z zadaniem po szkoleniowym, faktura, ewidencja przebiegu pojazdu itp.) – szeroko pojęta administracja;
nieprzestrzegania zasad, które ustalimy wspólnie w Zespole!!!!
Zapewniam Was jednak, że bardzo mocno stawiam na to, by Was doceniać za włożony wkład i zaangażowanie w realizację stawianych przed nami celów, bo wierzę, że sukces i rozwój buduje się na pozytywnych wzmocnieniach. Zamierzam konsekwentnie doceniać postawę i zachowania, które są dla mnie bardzo ważne.
Będę mocno doceniał:
wzajemną pomoc przy realizacji szkoleń, programów i projektów;
chęć samorozwoju i dzielenie się swoją wiedzą, doświadczeniem;
wymienianie się materiałami szkoleniowymi, pomysłami, książkami;
zaangażowanie w projekty realizowane, nawet jeśli nie prowadzę z nich szkoleń;
kreatywność, pomysły, chęć działania na polu trenerskim i wizerunkowym naszego Zespołu itp.;
inicjatywę w kontaktach w podległym regionie z kierownikami, dyrektorami i ekspertami;
realizacja i zaangażowanie w trzy obszary (szkolenia wdrożeniowe, szkolenia wstępne w Centrali, szkolenia w sieci sprzedaży);
dodatkową inicjatywę w innych projektach i dbanie o rozwój naszych narzędzi trenerskich;
wprowadzanie pozytywnej atmosfery do zespołu, nie jesteśmy rywalami, lecz partnerami (bez względu na staż, czy stanowisko zajmowane w zespole);
otwartość w komunikacji i inicjatywę komunikacji ze mną i innymi.Chcę byśmy, działali w myśl zasady w „grupie siła” i bardzo mocno chciałbym postawić na wzajemną komunikację, a także na podnoszenie własnych kompetencji, bo od siebie wzajemnie jesteśmy w stanie nauczyć się bardzo dużo. Jeśli są potrzeby i pytania to jestem zawsze do waszej dyspozycji. Zapraszam Was byśmy teraz, przedyskutowali wszystko, co jest potrzebne i wspólnie ustalili reguły działania …”
Tak przygotowany tekst, mniej więcej, tymi słowami, jakie czytacie, przekazałem słownie swojemu zespołowi, zapraszając na koniec do dyskusji i ustalenia wspólnych zasad, co zawsze układało pracę na długi czas.
Serdecznie zachęcam Cię, jeśli jesteś szefem, do tego by znaleźć czas na przygotowanie podobnego tekstu, według wartości, jakie cenisz sobie najbardziej. Dzięki temu zyskujesz bardzo duży autorytet w zespole, otwierasz przestrzeń do dobrej komunikacji, w przyszłości możesz odwoływać się do ustalonych zasad, a nade wszystko zespół wie, co jest pożądane i idzie za Tobą.
Pozdrawiam Krzysztof
