Ciekawe jest to zagadnienie, ponieważ na pierwszy rzut oka wydawałoby się, że przecież jeśli mniej się będzie pracowało to naturalne, że efekty przyjdą później.
Z drugiej jednak strony, jeśli dane zadanie potrafię wykonać (przy dobrej koncentracji) w 6 godzin, a nie jak do tej pory robiłem je w 8 i kończę dzień pracy z wykonanym tylko tym jednym zadaniem, to efekt przyjdzie dokładnie w takim samym czasie, a mam 2 godziny mniej pracy. A gdy zacznę tego samego dnia robić kolejne zadania, to relatywnie efekty mogę osiągnąć znacznie szybciej, prawda?
No ale dość tej matematyki i filozofii – chciałem tylko pokazać, że wszystko jest względne ☺
Najpierw kilka definicji:
Skuteczność – to takie działanie, w którym osiągamy zamierzony cel, przy optymalnym wysiłku i poświęconym na niego czasie. W podejściu efektywnym trzeba myśleć do przodu, widząc na końcu listy podjętych działań cel, który się obrało.
Efektywność – ma ścisły związek z poziomem wykonania zadania i poniesionymi kosztami na jego realizację.
Po co te definicje? – By zrozumieć jedną najważniejszą rzecz: „to, że osiągamy, cele oznacza, że działamy skutecznie, ale skutecznie wcale nie znaczy efektywnie”.
Kiedy znasz tę zależność, zaczynasz patrzeć nieco inaczej na własne działania. Bo w organizacji własnej pracy nie chodzi o to by znać sztuczki, idealne rozwiązania, czy złote zasady – tego nie ma, to mit. Nie trać na to czasu.
Co zatem robić, by działania skuteczne przekuć w efektywne?
Nie jest to takie trudne, jak się wydaje, a najśmieszniejsze jest to, że wiele osób o tym wie, a tego nie robi. „Pracować mniej” w tym tytułowym pytaniu powinno raczej brzmieć „pracować mądrzej”, więc idźmy w tę mądrość:
- Porządek nie chaos – porządek wspomaga efektywność, porządek w dokumentach, porządek wokół Ciebie, na Twoim komputerze, a to przekłada się na porządek w głowie. Nie tracisz czasu na szukanie, przekładanie, układnie itp.
- Plan, plan, plan – bez planu nie zaczynaj dnia, a może inaczej, zacznij od planu.☺
W planowaniu najważniejsze jest wytyczyć konkretne działania, nie ogólniki. Przyjmij prosty schemat: Co? Gdzie? Kiedy?
- Schematy, procedury – kiedy robisz, zapisuj pewne schematy działania na przyszłość, kroki jakie wykonywałeś, działania jakie podejmowałeś, oraz ile czasu to zajmowało. Po co sobie dokładać pracy? Po to by w przyszłości przy podobnym zadaniu a jest takich wiele, łatwiej i szybciej budować ścieżkę osiągnięcia celu.
- Jedno, a nie kilka – kiedy masz kilka zadań, jakie stoją przed Tobą i nie masz pomysłu, od jakiego zacząć, lub wszystkie są pilne, nie zastanawiaj się zbytnio (gdy nie masz pomysłu), od czego zacząć i nie rób jednocześnie wielu zadań. Weź pierwsze z brzegu i zrób je od A do Z, potem kolejne i kolejne. Nie ma czegoś takiego jak podzielność uwagi – to nie istnieje. Jednocześnie możesz skupić się tylko na jednej rzeczy, a jak próbujesz na kilku, to już masz do czynienia z rozpraszaczem czasu.
- Najpierw ważne, potem pilne – to jeden z najtrudniejszych elementów, jakie przychodzi nam zrozumieć, a wzór jest prosty. Dzień zaczynaj od rzeczy najważniejszych do zrobienia, to one mają największy priorytet, następnie zajmuj się rzeczami, jakie są mniej istotne, a nie na odwrót. Jak zakończysz trudne zadanie, to zresztą pójdzie już bez problemu.
- Weryfikuj, eliminuj – wszystko, co odrywa Cię od rzeczy jaką robisz, jest rozpraszaczem. Powtórzę raz jeszcze “wszystko”! Weryfikuj, co to jest, czego jest najwięcej i eliminuj, jak? Spisz na kartkę, co cię rozprasza i dopisz, co zrobisz, gdy po raz kolejny to się zdarzy. Będziesz miał na to plan i twój umysł go zrealizuje.
- Korzystaj ze strefy odnowy – co? W dużym skrócie pracujesz w kilku strefach, ta najbardziej pożądana to strefa wyników, ta najmniej to strefa wypalenia, ale jest jeszcze strefa odnowy, z której trzeba korzystać. To strefa, w której są regularne przerwy, nawet krótkie (5-10 min), ale jakże zbawienne dla umysłu i inne elementy jak sen, czy pozbycie się stresu.
Te siedem zasad to podstawa mądrości w byciu efektywnym a jak się szybko okazuje, efektywność przekłada się na dużą skuteczność. Wprowadź je w swój codzienny dzień, a zobaczysz jak naprawdę, można przyjemnie pracować. No to do dzieła!
Owocnej pracy ☺
Krzysztof
