Po jednym ze spotkań w firmie, u potencjalnego klienta, naszła mnie refleksja, którą chciałbym się z Wami podzielić i przypomniał mi się cytat, który zaraz odnalazłem:
„Organizowanie jest tym, co robisz, zanim zaczniesz coś robić, dzięki czemu kiedy już to robisz, nic nie jest pomieszane.” – powiedział Kubuś Puchatek
Prawda jakie to prawdziwe?
Briefing, zebranie, odprawa, operatywka, myting, posiedzenie czy manicha – określeń na spotkania cykliczne z pracownikami jest tak wiele jak wiele kreatywności w firmach.
Niestety dość często kończy się to jedynie na ciekawej nazwie, zaś już na samym spotkaniu tej kreatywności i pomysłu brakuje.
Dość często tytułowy „briefing” traktowany jest przez menadżerów jako zło konieczne, „bo trzeba”, co więcej: szkoda na to czasu. Krąży mit, że lepiej byłoby, aby pracownicy zajmowali się naprawdę ważnymi sprawami w tym samym czasie a nie spotykali się przy jednym stole.
Cykliczne spotkania z pracownikami są nieodłącznym elementem pracy menadżera, sprawiają, że może następować, bardzo ważna z punktu widzenia przynależności do firmy, interakcja pomiędzy wszystkimi członkami zespołu. Zacieśniają się więzi zespołowe i buduje się coraz większe zaufanie, na co należy poświęcać należyty czas.
Istotne jest jednak, by na spotkaniach coś się działo, by miały one odpowiedni przebieg, a nie były tylko luźną pogadanką, bo tylko wtedy wnoszą one do organizacji odpowiednie wzorce do naśladowania.
Kilka kroków ode mnie, co robić na wstępie (jeszcze przed), by Twój briefing był naprawdę dobrze zorganizowany:
Sprawne prowadzenie zebrań, buduje Twój autorytet – i odwrotnie – nie ma bowiem nic gorszego, jak nieprzygotowany prowadzący.
Dobre zebrania charakteryzują trzy kluczowe cechy:
- dobry, zaplanowany przebieg spotkania (agenda),
- merytoryczne przygotowanie uczestników do rozmowy (nie tylko prowadzącego)
- konsekwentne zrealizowanie po zebraniu podjętych na nim ustaleń
Najważniejsze pytanie kiedy wszystko przygotowujesz, to: „jaki jest cel i co ma być osiągnięte podczas spotkania?”
KROK 1
Spisz listę tematów do omówienia – zrób to zanim jeszcze spotkanie się rozpocznie, dzięki temu będziesz wiedział jak wszystko poukładać i nadać priorytety. Ważne, aby zaczynać zawsze od tych najważniejszych rzeczy. Na koniec zaś zaplanuj te tematy, które można w razie potrzeby przełożyć na następne zebranie.
Niektóre tematy są wspólne dla uczestników, inne mogą ich dzielić. Dobrze jest rozpocząć zebranie od zagadnień wspólnych, a następnie omówić różnice i ponownie zakończyć tematem jednoczącym uczestników.
KROK 2
Wyślij do uczestników informacje o spotkaniu – zadaniem prowadzącego jest dopilnowanie, aby wszyscy dokładnie wiedzieli o czym będą toczyły się dyskusje podczas zebrania.
Odrzuć tylko proszę tekst: „w trakcie spotkania przedyskutujemy…” to automatycznie zwalnia od odpowiedzialności za dobre merytoryczne przygotowanie się. Lepsza jest prośba o krótkie zaprezentowanie podczas spotkania własnego stanowiska, czy też propozycji rozwiązania danego zagadnienia. Zmuszasz tym do poważniejszego potraktowania spotkania i wcześniejszego przygotowania się.
KROK 3
Przed spotkaniem zastanów się nad tym:
– Jak krótko, jasno, w zrozumiały sposób przedstawić temat spotkania i jego agendę? (Świadomość celu buduje poczucie bezpieczeństwa i otwiera ludzi na dobre rozmowy)
– Jak ustalić z uczestnikami zasady współpracy i bycia razem na czas trwania spotkania? (Dobry kontrakt z osobami uczestniczącymi ułatwi wszystkim pracę i zwiększy efektywność)
– Jakimi metodami popracujecie podczas poszczególnie omawianych wątków? (Dobór metody i ich różnorodność wzbudza kreatywność, do wyboru masz wiele opcji: metaplan, tablica ogłoszeń, grupy nominalne, dyskusje, burza mózgów itp.)
– Jak przygotujesz miejsce spotkania, salę? (Przewietrzenie sali, dobre ustawienie krzeseł, by wszyscy się widzieli i słyszeli daje przestrzeń do dobrych dyskusji i nikt nie pozostaje anonimowy. Rzutnik, flipchart, coś do pisania dla uczestników, woda – to zawsze jest potrzebne ☺)
– Jak zakontraktujesz ustalenia i działania na koniec spotkania? (Przygotuj już wcześniej jak chcesz, by poszczególne tematy spotkania były później realizowane, oraz jak chcesz o postępach być informowany, to Twoja rola, by mieć na to ułożony wstępny plan).
Te trzy kroki zawsze gwarantują sukces. A później realizując zebrania, przyświecał Mi zawsze cel, by odpowiedzieć na poniższe pytania i Ciebie także do tego zachęcam:
Dlaczego?
Po co?
Co?
Jak?
Kto? (Kogo?)
Kiedy?
Gdzie?
A i jeszcze jedno, gdy kończy się jeden briefing to już jest to moment kiedy należy planować następny!!! Pamiętaj o tym i nigdy nie traktuj tego jako strata czasu☺
Pozdrawiam
Krzysztof
