No właśnie po czym?
Zapewne jest wiele takich elementów, jakie można by tu wymienić. Chciałbym się skupić i przy okazji zaprosić Was do refleksji na temat umiejętności DELEGOWANIA, bo…
…prawdziwego szefa poznać można po tym: „w jaki sposób dzieli się swoją władzą, jednocześnie jej nie tracąc”.
W zasadzie delegowanie jest powszechnie znane, a jednak mimo to nadal wielu „szefów” obawia się przekazywania swych kompetencji podwładnym i ma spory kłopot ze zlecaniem zadania tak, by było ono jasne dla drugiej strony i wykonane tak, jak ów szef by chciał widzieć końcowy jego efekt.
Sam dość często borykałem się z myślami, kiedy jako kierownik w dużym KORPO delegowałem mnóstwo zadań do osób rozsianych po całej Polsce. Zastanawiałem się, czy na pewno to, co przekazywałem współpracownikom, np. pod przygotowanie w całym projekcie, zostanie wykonane dobrze, czy nie zawalimy terminów i czy odniesiemy wspólny sukces. Czasem spać nawet przez to nie mogłem. (O zgrozo!).
Nauczony jednak dzięki mojej pasji do gry w koszykówkę, w której jak mantrę słyszałem: „za błędne podanie piłki odpowiada podający” – znałem sekret sukcesu, że sposób, w jaki to zrobię, jak zlecę zadanie, jak przekażę wytyczne, ma znaczenie kluczowe.
Chętnie podpowiem Wam, jaki miałem klucz na proces delegowania, byście mogli wdrożyć to u siebie i spać spokojnie.
Kroki, dzięki którym ta czynność dla każdego menadżera może być całkiem łatwa, zawierają się w 3 elementach, jakie znajdziesz poniżej. Każdy medal ma jednak dwie strony, więc i w delegowaniu o dwóch stornach trzeba powiedzieć. Wiec po kolei…
Najpierw to, co na pewno musi się pojawić, gdy zlecasz zadania, czyli ów trzy kroki. Bez tego raczej nic nie wyjdzie, to punkt wyjścia i zarazem twarde elementy delegowania:
Określ co, trzeba zrobić, co zlecasz konkretnej osobie, bo zadanie musi być klarowne. Określ, jaki ma być rezultat. Ustal także termin wykonania zadania. Są to w delegowaniu tzw. – CO?
PO CO ? – Wyjaśnij powody, dla których konieczne jest jego wykonanie. Pokaż, jak ważne jest ono np. dla Ciebie, dla całości zespołu lub firmy. Wytłumacz jasno i w prostych zdaniach, jaki jest cel w bliższej i dalszej perspektywie – to ważne.
JAK? – jeśli wymaga tego zadanie, a w 99% wszelkie zadania tego wymagają przekaż, jak powinno ono zostać wykonane, a najlepiej porozmawiaj o tym, w jaki sposób pracownik będzie do zadania podchodził, jak podziali je na etapy, kto mu w nim pomoże itp. To sprawi, że na tym etapie wyjdą wszelkie wątpliwości, a także upewnisz się, że zadanie zostało dobrze zrozumiane.
Łatwe do zapamiętana CO?, PO CO?, JAK? Sprawia, że ten proces jest domknięty, rozumiesz się z pracownikiem i masz początek procesu pod kontrolą. Oczywiście dalej nie możesz zapomnieć o procesie monitoringu, a na koniec o rozliczeniu – no, ale to naturalna kolej rzeczy.
Z drugiej strony medalu jest to, w jaki sposób przeprowadzisz proces delegowania, tak by pracownik czuł, że na każdym etapie może liczyć na wsparcie, radę i akceptację ewentualnych błędów. O tym mówią miękkie elementy delegowania. Skupię się także na 3, które w mojej ocenie są kluczowe.
Zaufaj i okaż to – jeśli nie ufasz, to po co delegujesz? Bo trzeba? Uwierz, że pracownik poradzi sobie z zadaniem. Pracownik może się wiele nauczyć, jeżeli dasz mu szansę. Okaż zaufanie, powiedz o tym, a zobaczysz, jak to działa na drugą osobę.
Daj przestrzeń na błędy i akceptuj je – nie oczekuj, że zadanie nowe dla pracownika, kiedy robi je po raz pierwszy, będzie bez błędów. Sam też pewnie nie jeden popełniłeś prawda? Błędy będą, ale na błędach się wszyscy uczymy. To, co ważne, to upewnij się, że pracownik dostrzega pomyłkę i rozumie jej konsekwencje. To go będzie najbardziej uczyło.
Doceniaj – okazywanie, że doceniasz pracownika, jest bardzo ważne do podnoszenia jego samooceny i poczucia własnej wartości. Brak uznania może prowadzić do rozczarowania, frustracji i spadku zaangażowania. Chwalenie jest dobre i każdy go potrzebuje, warto więc na nim budować dobrą relację. W ostatecznym rachunku to „szef” przecież odpowiada za efektywność pracy swoich podwładnych, a im lepsze morale tym efektywność większa.
Tak więc: szefowie, menadżerowie, kierownicy, majstrzy, dowódcy, koordynatorzy, liderzy i naczelnicy jak już wiecie, po czym poznać prawdziwego „szefa”, to szlifujcie tę umiejętność, bo po prostu warto!!!
A tak między nami, w sekrecie…
Dla mnie, swojego czasu, najtrudniejsze było nauczyć się akceptować błędy i dawać kolejną szansę.
Co u Ciebie jest najtrudniejsze w delegowaniu?
Pozdrawiam
Krzysiek
